Personalliggare
Ansvaret för att personalliggare förs
Du som näringsidkare kan låta någon annan föra liggaren, men det är alltid du/företaget som har det yttersta ansvaret för att det görs löpande och på rätt sätt.
Blandad verksamhet
Om du som näringsidkare driver både restaurangverksamhet – som omfattas av skyldighet att föra personalliggare – och annan verksamhet i samma verksamhetslokal ska även de personer som är verksamma i den andra verksamheten antecknas i personalliggaren. Annan verksamhet kan till exempel vara städ-, vakt- och garderobsverksamhet. Alla personer som är verksamma i verksamhetslokalen ska därmed antecknas i samma personalliggare.
Om däremot den andra verksamheten drivs av en annan självständig näringsidkare i din verksamhetslokal ska personerna i det företaget inte antecknas i personalliggaren.
Om du har flera olika typer av verksamheter i din näringsverksamhet behöver du inte föra personalliggare om 75 procent eller mer av din omsättning kommer från annan verksamhet än sådan som innebär skyldighet att föra personalliggare. Om din verksamhet till exempel är ett hotell med restaurang och restaurangens omsättning är 25 procent eller mindre av den totala omsättningen behöver du inte föra någon personalliggare. Detta beror på att hotellverksamheten, som ju inte omfattas av krav på personalliggare, i det fallet anses vara huvudsaklig.
Elektronisk eller manuellt förd personalliggare
Personalliggaren kan föras elektroniskt i dator eller manuellt i pappersform. Om personalliggaren förs elektroniskt ska datorprogrammet logga alla händelser och det ska framgå när och av vem ändringar har gjorts.
En manuell personalliggare ska vara bunden och ha förnumrerade sidor. Att exempelvis använda lösa papper eller spiralblock är inte tillräckligt för att uppfylla kraven.
Personalliggare i pappersform kan beställas kostnadsfritt från Skatteverket.
Anteckningar som ska göras i personalliggaren
I personalliggaren ska ditt företags namn och personnummer/organisationsnummer antecknas.
För varje dag då verksamhet bedrivs ska det också antecknas för- och efternamn samt personnummer för varje person som är verksam. Det ska också anges vid vilka tider varje sådan persons arbetspass börjar och slutar. Arbetstiden ska antecknas i direkt samband med att den aktuella personens arbetspass påbörjas och avslutas. Det är inte bara anställd personal som ska skrivas in i personalliggaren, utan även oavlönade personer och inhyrd personal från bemanningsföretag som är verksamma. Exempel på oavlönad personal är praktikanter eller släktingar som hjälper till gratis. Du ska däremot inte anteckna exempelvis en hantverkare från ett annat företag som tillfälligt utför en reparation eller liknande hos dig.
Enskilda näringsidkare, företagsledare och deras familjemedlemmar
För enskilda näringsidkare, företagsledare i fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag och dessa personers make/maka eller barn under 16 år gäller nya regler från 1 juli 2018. De nya reglerna innebär att även dessa personer ska antecknas i personalliggaren. Detta gäller i de fall det finns en skyldighet att föra personalliggare på grund av att även andra personer är verksamma i näringsverksamheten.
Undantag från att överhuvudtaget föra personalliggare
Om du driver enskild verksamhet och om endast du, din make eller dina barn, som är under 16 år, är verksamma behöver du överhuvudtaget inte föra någon personalliggare. Men så snart det finns någon annan person som är verksam ska personalliggare föras.
Personalliggaren ska sparas
Du måste spara personalliggaren i två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut. Om du har brutet eller förlängt räkenskapsår kan det innebära att du måste spara liggaren längre än tre år efter att du gjort anteckningarna. Personalliggaren måste finnas på plats i din verksamhetslokal under dessa år.
Skatteverkets kontrollbesök
Skatteverket får göra besök i verksamhetslokalen för att kontrollera att de som utför arbetsuppgifter där finns antecknade i personalliggaren. Skatteverket får vid ett sådant kontrollbesök begära att en person som utför eller som kan antas utföra arbetsuppgifter i verksamheten styrker sin identitet. Uppgifterna får stämmas av med personalliggaren. Personalliggaren ska finnas tillgänglig vid besöken. Om du inte själv är där måste det finnas någon annan på plats som ansvarar för att visa upp personalliggaren.
Kontrollavgift
Om du inte uppfyller dina skyldigheter att föra personalliggare eller inte håller personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kr för varje kontrolltillfälle och 2 500 kr för varje person som vid kontrollen är verksam och inte är dokumenterad i en tillgänglig personalliggare.
Skatteverkets föreskrifter
Skatteverket har utfärdat föreskrifter om personalliggare>
Skatteverkets ställningstagande
För att tydliggöra vissa frågor om bland annat verksamhetslokaler har Skatteverket tagit fram rättsliga ställningstaganden:
Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam>
Arbete på annan plats än i den ordinarie verksamhetslokalen>
Mer information
Skatteverkets information om, och svar på vanliga frågor om, personalliggare finns här:
Svar på vanliga frågor – Personalliggare>
Håll dig uppdaterad via Visitas nyhetsbrev. Prenumerera här.